Regulamin korzystania z Urzędomatu

Regulamin korzystania z urzędomatu Starostwa Powiatowego w Międzychodzie

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z urzędomatu Starostwa Powiatowego
   w Międzychodzie z/s przy ul. 17 Stycznia 143 w Międzychodzie, zlokalizowanego
   na parkingu przy wejściu do budynku B .
2. Urzędomat umożliwia odbiór dokumentów urzędowych i/lub oznaczeń komunikacyjnych bez kontaktu z pracownikami Starostwa Powiatowego w Międzychodzie w trybie samoobsługowym oraz pozwala na ich odbiór w sposób bezpieczny, szybki i wygodny, przy zachowaniu zasad ochrony danych osobowych.
3. Wykaz dokumentów   urzędowych   i/lub   oznaczeń   komunikacyjnych, możliwych
   do   odbierania w urzędomacie, określa załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.

§ 2. Warunki skorzystania z urzędomatu

1. Urzędomat jest dostępny 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
2. Korzystanie z urzędomatu możliwe jest wyłącznie po uprzednim złożeniu w Starostwie Powiatowym w Międzychodzie pisemnej deklaracji przez stronę postępowania, że decyduje się ona na odbiór dokumentów urzędowych i/lub oznaczeń komunikacyjnych
   w urzędomacie. Wzór deklaracji stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. Deklarację można złożyć w wersji papierowej lub elektronicznej /druk dostępny jest
   w  Biuletynie  Informacji  Publicznej  (BIP)  Starostwa  Powiatowego w Międzychodzie/.
3. Strona postępowania jest zobowiązana do podania numeru telefonu komórkowego, który będzie wykorzystywany w procesie powiadamiania i odbioru dokumentów urzędowych i/lub oznaczeń komunikacyjnych.
4. W przypadku udzielenia przez stronę postępowania pełnomocnictwa do załatwienia sprawy, konieczne jest wskazanie w dokumencie pełnomocnictwa, iż obejmuje ono również odbiór dokumentów urzędowych i/lub oznaczeń komunikacyjnych oraz podanie numeru telefonu pełnomocnika, w celu umożliwienia odbioru, na co pełnomocnik wyraża zgodę.
   W przypadku braku powyższego zapisu odbiór możliwy będzie tylko przez stronę postępowania.
5. Podanie numeru telefonu jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na jego wykorzystanie do celów odebrania dokumentów urzędowych i/lub oznaczeń komunikacyjnych
   w urzędomacie.
6. Odbiór  dokumentów  urzędowych  i/lub  oznaczeń komunikacyjnych  w  urzędomacie  związany jest z przetwarzaniem wizerunku strony postępowania lub jej pełnomocnika
   i wymaga wyrażenia uprzedniej zgody na jego przetwarzanie.

§ 3. Proces przygotowania i odbioru dokumentów

1. Po zakończeniu procesu wytworzenia dokumentów urzędowych i/lub oznaczeń komunikacyjnych przez Starostwo Powiatowe w Międzychodzie, zostają one umieszczone w urzędomacie.
2. W celu przypisania dokumentów urzędowych i/lub oznaczeń komunikacyjnych do strony postępowania lub jej pełnomocnika, pracownik Starostwa Powiatowego w Międzychodzie  skanuje odpowiedni kod 1D lub 2D (w tym kod Aztec), co rozpoczyna proces przygotowania dokumentów urzędowych i/lub oznaczeń komunikacyjnych do ich wydania.
3. Dokumenty urzędowe i/lub oznaczenia komunikacyjne zostają umieszczone
   w odpowiedniej skrytce urzędomatu.
4. W systemie zostaje przypisana skrytka oraz połączony z nią numer telefonu odbiorcy.

§ 4. Powiadomienie o możliwości odbioru

1. Po umieszczeniu dokumentów urzędowych i/lub oznaczeń komunikacyjnych
   w urzędomacie, system automatycznie wysyła na wskazany numer telefonu wiadomość SMS z informacją o możliwości odbioru.
2. Wiadomość  zawiera  indywidualny  kod  odbioru  (PIN),  niezbędny  do  uzyskania  dostępu do skrytki.

§ 5. Odbiór dokumentu przez interesanta

1. Odbioru dokumentów urzędowych i/lub oznaczeń komunikacyjnych dokonuje się poprzez wprowadzenie w interfejsie urzędomatu numeru telefonu oraz kodu odbioru (PIN) otrzymanego SMS-em.
2. Po poprawnej weryfikacji danych oraz złożeniu podpisu, skrytka otwiera się automatycznie i strona postępowania lub pełnomocnik może odebrać dokumenty urzędowe i/lub oznaczenia komunikacyjne.
3. Po  odbiorze dokumentów urzędowych i/lub oznaczeń komunikacyjnych, dane dotyczące ich odbioru zostają zapisane w systemie.

§ 6. Potwierdzenie odbioru

1. Na podstawie  danych  wprowadzonych  przez  stronę  postępowania  lub  jej  pełnomocnika oraz informacji z systemu, pracownik Starostwa Powiatowego w Międzychodzie może wydrukować potwierdzenie odbioru dokumentów urzędowych i/lub oznaczeń komunikacyjnych.
2. Potwierdzenie  to  zostanie  dołączone  do  akt  sprawy  albo  wydane  stronie  postępowania lub jej pełnomocnikowi w formie papierowej na jego żądanie.

§ 7. Postanowienia końcowe

1. Strona postępowania lub jej pełnomocnik jest zobowiązana do nieudostępniania otrzymanego kodu odbioru (PIN) osobom trzecim.
2. Starostwo Powiatowe w Międzychodzie nie ponosi odpowiedzialności za skutki udostępnienia kodu (PIN) lub numeru telefonu przez stronę postępowania lub jej pełnomocnika innym osobom.
3. W przypadku problemów technicznych z urzędomatem lub niemożności odbioru dokumentów urzędowych i/lub oznaczeń komunikacyjnych, strona postępowania
   lub jej pełnomocnik powinna skontaktować się z pracownikiem Starostwa Powiatowego
   w Międzychodzie ( w godzinach urzędowania).
4. Korzystanie z urzędomatu oznacza akceptację niniejszego regulaminu oraz potwierdza zapoznanie się z klauzulą dotyczącą przetwarzania udostępnionych danych osobowych, stanowiącą załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.